Każdy dokument w firmie powinien być w razie kontroli urzędników łatwy do znalezienia i zrozumienia. Księgowość powinna być czytelna, a biuro rachunkowe nie powinno mieć żadnych wątpliwości gdzie znajdują się dane papiery. Jedynie posiadane takiej gwarancji, daje nam 100% bezpieczeństwo podczas kontroli Urzędu Skarbowego.

O tym nie może zapomnieć żadna księgowa – należy zawsze pamiętać, iż żadna firma ani stowarzyszenie nie jest podmiotowo zwolniona z obowiązków podatkowych wobec państwa. Jest to jedna z rzeczy najbardziej podstawowych, ale to właśnie od niej bardzo często zależy sukces wielu organizacji. Nigdy więc nie należy zapominać o sprawach najbardziej trywialnych, ale również najbardziej podstawowych.

Ważne więc, by z prowadzonej przez firmę dokumentacji księgowej jasno wynikało, iż organizacja prowadzi działalność zgodnie z obowiązującymi zasadami odpowiednich przepisów podatkowych - by móc wykazać, iż dane zwolnienie czy zaniechanie płacenia podatku przysługiwało danej organizacji. W innym wypadku sytuacja firmy może być bardzo wątpliwa w razie kontroli urzędników.

Na ten moment z tego obowiązku zwalniane są jedynie poszczególne sfery działań społecznych prowadzonych przez firmy oraz szczególne dla niech zdarzenia; są więc swego rodzaju wyjątkiem. Wszystkie te sytuacje są odpowiednio opisane i informacje na ich temat powinno nam odszukać nasze biuro rachunkowe, w którego interesie leży jak najbardziej pełna optymalizacja naszej sytuacji podatkowej, ale tylko w świetle obowiązującego prawa podatkowego.